Tot el que vols saber dels documents i dels arxius

Ens vols fer una pregunta?


 

Tornar

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Què són els documents d’arxiu?


Podem resumir la definició de document com qualsevol expressió textual, en llenguatge oral o escrit, natural o codificat, com també tota imatge gràfica o impressió sonora, recollida en un suport material de qualsevol tipus que constitueixi un testimoni de les activitats i les funcions de la Universitat.


Això vol dir que podem considerar documents d’arxiu tots els documents originals, sigui quin sigui el seu suport (els documents en paper, els disquets d’ordinador, les cintes magnètiques, els documents electrònics, les fotografies, els enregistraments sonors, etc. ), sempre que es tracti d’un testimoni de les activitats i funcions que la Universitat té encomanades. El conjunt de tots aquests documents és el que anomenem patrimoni documental de la Universitat.

Tornar


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Quins són els nostres arxius?


Els documents d’arxiu s’originen en les funcions i activitats que desenvolupen els diferents membres de la comunitat universitària. Podem considerar que hi ha tants productors de documents com persones treballen a la Universitat. Sovint, els professors, els investigadors i el personal d’administració i serveis organitzen i conserven gran part dels documents que produeixen. Per això, podem dir que hi ha gairebé tants arxius com productors de documents.


De tota manera, el Reglament d’Arxius de la Universitat pretén sistematitzar els diferents arxius que hi ha fent una distinció entre: arxius de gestió, arxius semiactius i Arxiu General. Els arxius de gestió contenen la documentació que encara utilitzen els seus productors. Els arxius semiactius contenen la documentació semiactiva que només s’utilitza ocasionalment. L’Arxiu General conté la documentació inactiva que només té un ús informatiu i de recerca. Amb efectes pràctics, l’Arxiu General també conté documentació semiactiva.

Tornar


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Per què cal tenir cura dels documents?

Els documents no es creen perquè sí. El seu origen té sentit com a reflex de les activitats i funcions de la Universitat. Per això, els documents tenen valors. Poden tenir valor administratiu, perquè són el reflex d’una activitat i un procés administratiu. Poden tenir valor jurídic o legal quan contenen proves legals que fan respectar drets i obligacions. Poden tenir valor fiscal quan justifiquen els diners que s’han recaptat, distribuït, controlat o gastat. Poden tenir valor científic i tecnològic quan contenen dades tècniques recollides com a resultat de la recerca aplicada. També poden tenir valor informatiu –històric quan els documents contenen dades rellevants sobre el que ha passat a les persones i als objectes o sobre els problemes i les condicions de la Universitat.


El marc jurídic actual també ens recomana tenir cura dels documents. La legislació sobre arxius i documents a l’administració pública, com també la de règim jurídic, incideixen especialment en els aspectes referents a l'organització, el control i l'accés als documents i als arxius.


Els documents i els arxius, a banda dels seus valors i de l’ordenament jurídic on s’emmarquen, formen part del patrimoni de la Universitat i asseguren els seus drets. Documents com el Manifest de Bellaterra, fotografies de la construcció del campus, les actes dels diferents òrgans de govern, etc. permeten crear una identitat pròpia que ens distingeix d’altres institucions més enllà de les funcions que tenim encomanades.

Tornar


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Per què cal organitzar els arxius i els documents?


Podem intentar sintetitzar els avantatges d’una bona organització dels documents i dels arxius. D’una banda, serveix per assegurar el bon funcionament de la cadena informació–decisió–acció, és a dir la informació que contenen els documents és necessària per prendre raonadament qualsevol de les decisions que permeten iniciar les accions. Aquestes accions, per la seva banda, generen nous documents que cal incorporar a la cadena.


D’altra banda, la bona organització dels documents permet un estalvi real en el temps esmerçat tant en la localització dels documents com en les operacions de classificació i arxiu. Seguint els sistemes que una bona organització proposa, també s’obté un estalvi en l’espai que destinem a la conservació dels documents en els arxius, i un estalvi econòmic tant pel que fa al cost dels materials i instal·lacions que destinem a la conservació del documents com pel que fa al cost econòmic que suposa l’estalvi de temps en la localització dels documents.


Tornar


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Quins documents es poden eliminar i quins cal conservar?

Malgrat el que pugui semblar, la societat de la informació, de la gestió del coneixement i de la informatització de la gestió, cada vegada produeix més documents. Gran part d’aquests documents són en suport paper, d’altres, en el que anomenem nous suports. El volum dels documents que produïm s’ha incrementat geomètricament. Tots aquests documents s’han de gestionar i finalment cal decidir sobre si s’han de conservar o es poden eliminar.


D'altra banda, qualsevol document generat per la Universitat s’integra dins el patrimoni documental de l’administració pública catalana. Aquest fet, a més dels diferents valors que pot tenir el document, fa que s’hagi d’establir legalment la possibilitat d’eliminar-los.


Per això, la Llei d’arxius i documents estableix la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental, que ha d’autoritzar l’eliminació dels documents. El Grup d’Avaluació i Tria de Documents de les Universitats Catalanes (GATDU) eleva propostes sobre la conservació o l'eliminació de les sèries documentals. El resultat d’aquesta feina el trobem al Calendari de Conservació dels Documents de les Universitats.


De tota manera, hi ha uns criteris generals que cal tenir en compte en el moment de decidir sobre la conservació o l'eliminació dels documents. Així, podem eliminar tots els documents que siguin còpies de documents originals que ja conservem, o els documents que contenen dades que ja es recullen a documents recapitulatius o publicacions.


A l’hora d’eliminar documents, cal tenir una cura especial amb els que contenen dades personals, tant si són còpies com originals, i amb els que contenen informacions que podrien afectar la intimitat de les persones.

Tornar


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Per què cal tenir una cura especial amb els documents essencials?


Per definició, es consideren documents essencials aquells que són indispensables per al funcionament de la Universitat i que garanteixen la continuïtat de les activitats després d’un desastre. Cal establir sistemes especials de protecció de documents com les actes de notes i les actes del Claustre o del Consell de Govern, ja que un hipotètic desastre que n'ocasionés la destrucció podria comportar greus problemes per al normal desenvolupament de les funcions de la Universitat.

Tornar


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Què passa amb els documents electrònics? (organització, conservació)

Als documents electrònics, com a informació fixada en un suport, els podem aplicar la mateixa organització que a la resta de documents generats per la Universitat durant el desenvolupament de les funcions que té encomanades. De tota manera, la novetat d’aquests suports fa que sovint desconeguem el temps de la seva conservació física.


Altres problemes que compliquen la gestió dels documents electrònics són els vinculats a la seguretat (el control de l’accés a les dades que contenen…), a la conservació (els canvis de sistemes operatius i de maquinari recomanen una migració periòdica de les dades per fer-les recuperables en el temps), a l’autenticitat (la verificació que les dades emmagatzemades són correctes i la seva garantia jurídica).


Actualment s’està treballant de manera interdisciplinària (informàtics, administració, arxivers, etc.) per fixar uns estàndards que minimitzin la problemàtica que els documents electrònics generen.

Tornar


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Bases de dades, internet, digitalització… Fins quan tindrem documents en paper?


Sovint hem sentit l’afirmació que un dels efectes desitjats de les anomenades noves tecnologies serà l'oficina sense paper. Evidentment, s’espera una reducció dels documents amb suport paper i, si més no, un canvi en el suport dels documents (molts documents que fins ara eren en paper passaran a tenir un altre suport). Mentrestant, però, s’ha pogut observar l’efecte contrari; el volum dels documents en suport paper ha experimentat un creixement geomètric. Entre les diverses causes podríem esmentar: la percepció (real o no) de manca de seguretat en la conservació dels documents en nous suports, la facilitat que ofereixen les noves tecnologies per extreure estadístiques, informes, etc.; la facilitat de reproducció dels documents obtinguts… Aspectes que, juntament amb la tendència a una lectura i conservació de documents en suport paper, generen aquests grans volums.

Tornar


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Qui pot accedir als documents dels nostres arxius?


Actualment, l’ordenament jurídic de l’administració pública intenta potenciar la transparència informativa. De tota manera, aquesta transparència té els seus límits quan les dades que contenen els documents poden afectar la intimitat d’una o diverses persones. Per això, als documents que contenen aquestes dades només hi poden accedir les persones a què fan referència les dades. Cal seguir el que la legislació (especialment la de règim jurídic de l’administració pública) estableix per permetre a altres persones l’accés als documents i expedients que encara estan en tràmit. En el cas de les bases de dades, la legislació estableix una especial protecció.


És important que la protecció de les dades personals o amb informacions confidencials s’estengui a qualsevol tipus de document en qualsevol tipus de suport: una fotocòpia d’expedient acadèmic conté les mateixes dades personals que l’original; un informe amb dades confidencials tramès per correu electrònic i emmagatzemat en un ordinador personal no perd el seu caràcter de confidencialitat; a una base de dades amb dades personals no hi pot tenir accés tothom.


Per tot això, també cal tenir molta cura a l’hora d’eliminar els documents dels quals cal protegir les dades: no podem llençar les còpies d’aquests documents a les escombraries, hem de fer-les migrar o esborrar la informació d’aquest tipus quan ens volem desfer dels nostres ordinadors, etc.

Tornar


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Per saber-ne més

Tornar